Внедрение и адаптация 1С:ERP под процессы производителя «Полигран» оптимизировали планирование, учет затрат и финансов

До внедрения новой системы ERP-класса компания работала в программе «1С:УПП». Поддержка программы была прекращена, и сотрудники сталкивались с рядом существенных проблем, затрагивающих многие ключевые контуры учёта и управления.

В области продаж и взаимодействия с клиентами отсутствовала возможность указывать несколько дат отгрузки и даты оплаты, что приводило к необходимости формирования дополнительных документов и усложняло процессы. Система резервирования готовой продукции не использовалась, в результате чего возникали конфликты при отгрузках и снижалась эффективность управления запасами. Не было возможности подробно анализировать фактическую себестоимость готовой продукции с детализацией затрат.

В блоке закупок и управления номенклатурой работа осложнялась тем, что справочник номенклатуры вёлся разными отделами, что приводило к противоречиям и ошибкам учёта. Закупки вспомогательных материалов производились на основании бумажных заявок, обработка которых была медленной, а консолидация потребностей затруднённой. Значительная часть отчётности велась в электронных таблицах, что увеличивало временные затраты сотрудников, усложняло оперативное получение данных и повышало риск ошибок.

Финансовое планирование и бюджетирование велись с помощью разных инструментов: «1С:УПП», электронные таблицы, стороннее ПО для финансового планирования, что приводило к дублированию данных и затрудняло консолидацию, повышая риск ошибок. Подразделения предоставляли данные в произвольной форме, осложняя анализ. Ручная корректировка, например экспортных продаж с НДС 0%, увеличивала нагрузку на персонал. Расчёт стоимости готовых изделий и компаундов выполнялся вручную по спецификациям, что создавало дополнительные риски ошибок и задержки. В казначействе контроль за бюджетными лимитами не был автоматизирован, согласование счетов и спецификаций происходило на бумажных носителях, что тормозило процессы и приводило к риску потери документов. Платёжные поручения создавались вручную, в том числе из-за дублей контрагентов. В регламентированном учёте анализ движения ТМЦ по сотрудникам не был реализован, затруднялся контроль использования материальных ценностей. Не было возможности проанализировать остаточную стоимость ТМЦ, а резервы по сомнительным долгам рассчитывались вручную, что приносило дополнительные риски ошибок. Статистическая отчётность также велась вручную, что увеличивало трудозатраты и вероятность ошибочных данных.

При кадровом учёте и расчётах заработной платы значительная часть документооборота (приказы об изменениях в штатном расписании, приказы на работу в выходные, отчёты по движению персонала и неявкам) формировалась во внешних программах, что увеличивало трудозатраты и риски ошибок. Расчёт премий различного назначения выполнялся вручную сотрудниками, что влекло за собой дополнительную нагрузку и вероятность ошибки.

Таким образом, до внедрения информационной системы многие бизнес-процессы компании страдали от высокой степени ручного труда, дублирования информации, отсутствия прозрачности и автоматизации. Это негативно влияло на эффективность работы, снижало скорость принятия решений и увеличивало риск ошибок.

Перед стартом проекта по переходу на «1С:ERP Управление предприятием» было проведено экспресс-обследование, в результате которого был сформирован план действий, а также перечень доработок согласно первым приоритетам Заказчика, необходимым для первичного запуска системы.

Цели проекта были реализованы с помощью типовых возможностей «1С:ERP». Однако, для удобства работы потребовались доработки как по функциональной части, так и для формирования печатных форм с учётом специфики ключевых контуров предприятия - управления заработной платой, объёмно-календарным планированием, казначейством, финансовой отчётностью, а также процессами продаж и учётом затрат.
В контуре расчёта заработной платы для бухгалтерии проектной командой «Первого Бита» были выполнены следующие виды работ:

1. изменена форма табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в части отражения ночных часов. Доработка включала уточнение отражения отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени в рабочих днях (часах), что позволило более корректно учитывать время работы сотрудников в различных режимах;
2. оплата выходных и сверхурочных с возможностью внесения изменений в расчётные листки. Были созданы документы для оплаты выходных с учётом часов, отработанных в дневное и ночное время, а также документа «Сверхурочные». Теперь в расчётном листке сразу отображается корректная рассчитанная сумма;
3. в документе «Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте» улучшена детализация по видам начислений, что позволило более точно отражать ведомость зарплаты с разбивкой по видам оплаты;

Выполнены переносы данных из «1С:УПП» в «1С:ERP» для кадрового учёта и заработной платы, включая начальную штатную расстановку, стажи, лицевые счета, графики работы сотрудников, образование, вычеты по НДФЛ и прочие сведения.

Внедрение по объёмно-календарному планированию затронуло сразу несколько ключевых подразделений: продажи, производство и закупки. Реализована возможность заполнения цен из заказов клиентов в плане продаж - теперь они формируются на основе цен номенклатуры из заказов клиентов. Добавлена возможность автоматического обновления цен по кнопке в утверждённом и не утверждённом плане. Также была проведена корректировка плана производства с учётом остатков с помощью реализации обработки корректировок плана производства по шаблону Заказчика с отображением остатков, количества до и после корректировки, а также планируемых остатков на складе по складам и сериям. План закупок был аналогично скорректирован с учётом складских остатков. Были созданы и доработаны отчёты «Анализ закупок (план-факт)» и «Анализ остатков», в которых теперь учитывается динамика изменений запасов, поставщики, условия оплаты и план-факт исполнения. В отчётах по исполнению планов добавлены отклонения план-факт как в процентном, так и в натуральном выражении, что сделало планирование прозрачным и прогнозируемым. В учёте затрат и расчёте себестоимости доработана печатная форма «План-факт трудозатрат» для учёта плановых показателей времени, затраченного на производство без заказа.

В регламентированном учёте выполнен резерв по сомнительным долгам. Доработаны определения даты возникновения задолженности по контрагентам с утвержденным платёжным днём, а также реализовано разграничение прав доступа по исключению из документа начислений и списаний по резервам. В контуре казначейства введён признак заявки сверх лимита для отслеживания заявок, проведенных сверх бюджета. Доработан отчёт «Платёжный календарь» в соответствии с требованиями Заказчика для улучшения согласования текущих платежей. В отчётах анализа движения денежных средств добавлены дополнительные колонки и регистраторы для расшифровки. Для корректной работы финансовой службы созданы механизмы автоматического заполнения статей бюджетов ДДС в различных бюджетах (продаж и закупок) в зависимости от партнёров, договоров и условий оплат с использованием новых регистров соответствий и дополнительных реквизитов. Внесены улучшения в визуализацию план-фактных отчётов, включая вывод кодификатора статьи, фильтрацию пустых строк и вывод примечаний из экземпляров бюджета.

Управление продажами стало автоматизированным и более оперативным:

1. отключён контроль остатков на складе по отдельным контрагентам;
2. усовершенствованы печатные формы договоров, спецификаций и заданий на отбор товара (в том числе с учётом работы ордерного склада);
3. внедрён механизм автоматического заполнения КПП грузополучателя в счёт-фактурах на основе данных карточки контрагента;

4. доработаны модули менеджера обработки печати и документа «Заказ клиента» для расширения функционала печатных форм.

При переносе данных и синхронизации прав доступа была разработана система ограничения прав по пользователям согласно протоколу моделирования прав. Реализованы средства переноса начальной информации из «1С:УПП» в «1С:ERP» для различных блоков системы (кроме кадрового учёта и ЗП, которые перенесены отдельно). Выполнен перенос кадровых данных и данных по зарплате из базы «1С:УПП» с полным учётом необходимых справочных и расчётных сведений.

В результате в рамках проекта для АО «Полигран» была проведена объёмная работа по адаптации типовой системы «1С:ERP» к реальным нуждам Заказчика, что позволило обеспечить эффективное управление работой предприятия, заложив основу для будущего развития системы. Описанные доработки внесли значительный вклад в автоматизацию и прозрачность ключевых бизнес-процессов компании.

Воронеж Центральный офис

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее
с помощью ИТ

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее с помощью ИТ