«Гипрокоммундортранс» в три раза ускорил получение управленческой отчетности

В своей работе компания столкнулась с типичными для проектного бизнеса сложностями:

• Разрозненный учёт затрат. Затраты по проектам (материалы, работа субподрядчиков, зарплата сотрудников, накладные расходы) учитывались в разных системах и Excel. Не было единой картины по бюджету и фактическим затратам в реальном времени;
• Длительное согласование заявок. Процесс заявки на закупку материалов или услуг был бумажным и многоэтапным. Заявки терялись, согласующие не всегда видели актуальный остаток бюджета, что приводило к задержкам и срыву сроков проектов;
• Запаздывающая отчётность. Финансовая служба тратила несколько дней, а иногда и недель на консолидацию данных из разных источников для формирования управленческих отчетов (P&L, ОДДС, отчёт по проектам). Руководство получало информацию с опозданием, не могло оперативно принимать решения;
• Сложность контроля запасов. Отсутствовал чёткий учёт материалов на складах, привязанный к конкретным объектам строительства, что вело к их недостачам или излишнему замораживанию средств.

Существовавшая «1С:Бухгалтерия» эффективно вела регламентированный учёт, но не решала операционных задач. Компания хотела избежать сложных и дорогостоящих интеграций нескольких систем, которые создают информационные разрывы и требуют постоянной поддержки.
Вместо установки новых программных продуктов, используемая ранее «1С:Бухгалтерия» была функционально усилена с помощью отраслевых модулей «БИТ.Финанс» и «БИТ.Строительство Снабжение и склад». Такой подход помог исключить необходимость сложных интеграций и создал единое информационное пространство.

Выстраивание учёта затрат по проектам
В системе «БИТ.Финанс» был создан единый справочник проектов (объектов), который стал основным центром для учёта всех затрат. Все операции, такие как закупка материалов, списание их в производство, оплата субподрядчикам и начисление заработной платы для проектной команды, фиксируются с обязательным указанием проекта, на который направлены соответствующие расходы. Благодаря этому руководитель проекта и финансовый директор могут в любой момент видеть утвержденный бюджет, уже понесённые обязательства (например, по заявкам и договорам), а также фактические затраты. Такой подход обеспечивает прозрачный контроль бюджета в реальном времени и позволяет своевременно предотвращать перерасход средств.

Быстрое автоматизированное согласование заявок
Была реализована единая форма заявки, которую сотрудник заполняет, сразу указывая соответствующий проект и статью затрат. После заполнения заявка автоматически направляется по установленному маршруту согласования: сначала к руководителю подразделения, затем к руководителю проекта и финансовому директору. На каждом этапе согласующий получает информацию о том, не превышает ли заявка остаток бюджета по проекту; в случае превышения система может автоматически заблокировать такую заявку. Все участники процесса всегда осведомлены о текущем статусе заявки, а встроенные уведомления не позволяют ей «зависнуть» на каком-либо этапе согласования.

Ускорение формирования управленческой отчётности
Формирование управленческой отчётности стало происходить в 3 раза быстрее, что стало главным достижением проекта. Такой результат был достигнут благодаря аккумулированию всех финансовых и операционных данных в «БИТ.Финанс» и «БИТ.Строительство Снабжение и склад», что полностью устранило необходимость ручного сбора и сверки информации из Excel и других сторонних программ. Автоматизация процесса ежемесячного закрытия затрат, распределения косвенных расходов и расчёта себестоимости проектов позволила сократить продолжительность этих процедур с нескольких дней до нескольких часов.

Новая система предлагает готовые и настраиваемые отчёты:

• отчёт о прибылях и убытках (P&L) по компании в целом и по каждому проекту;
• отчёт о движении денежных средств с детализацией по источникам и назначениям;
• отчёт по исполнению бюджетов проектов (план-фактный анализ);
• анализ себестоимости проектов с детализацией по статьям затрат.

Теперь руководство получает ключевую управленческую отчётность уже на следующий день после закрытия периода, тогда как раньше этот процесс занимал целую неделю.
Благодаря проектному внедрению стала возможной согласованная работа разных отделов «по одному клику». Менеджер проекта создаёт заявку на материалы в том же окне «1С», с которым он уже знаком. Согласующие видят не только сумму, но и актуальный остаток бюджета проекта в реальном времени, так как данные о уже понесенных затратах находятся в системе. Бухгалтер видит согласованную заявку и на её основе одним кликом создает документ на оплату. Все проводки создаются автоматически. Кладовщик отражает поступление материалов на склад и их списание на конкретный объект. Эта операция сразу уменьшает складские остатки и формирует затраты по проекту. А финансовый директор в конце месяца одним нажатием кнопки запускает процедуру закрытия периода и немедленно получает полный комплект отчетности: P&L по компании и по проектам, ОДДС, отчёт по исполнению бюджетов и готовый дашборд.

Воронеж Центральный офис

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее
с помощью ИТ

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее с помощью ИТ