Оптимизация учета материалов и автоматиация расчета зарплаты сотрудников в строительной компании

До начала проекта учёт ключевых участков компании вёлся разрозненно: материалы, закупки, бухгалтерия и зарплата обрабатывались в разных системах, а часть процессов — в электронных таблицах. Это приводило к дублированию, задержкам и расхождениям в данных. Заявки на материалы согласовывались несистемно и без прозрачного контроля сроков, а анализ затрат по объектам требовал ручного сбора информации из разных источников, что снижало оперативность управленческих решений.

Учёт материальных ресурсов был фрагментирован: отсутствовала единая база НСИ по материалам и контрагентам, не был выстроен полный цикл учёта — от лимитно-разделительных ведомостей до списания материалов на объект, а контроль давальческих материалов осуществлялся в отдельных таблицах, без автоматизированной связи с бухгалтерией.

В управлении заработной платой были свои сложности: табели рабочего времени велись вручную, что повышало риск ошибок и требовало дополнительной сверки. Распределение ФОТ по объектам выполнялось постфактум, часто с опозданием, из-за чего оперативный контроль затрат был невозможен.

В результате фактическая информация по затратам и выполненным работам поступала с задержкой, руководители объектов не могли своевременно контролировать лимиты и анализировать план-фактные показатели, а процессы закупки и списания материалов осложняли управление на уровне объектов. На момент старта проект был сфокусирован на автоматизации учёта материалов и внедрении управленческой зарплаты.

1. Внедрить единую информационную систему для оперативного и регламентированного учёта всех ресурсов и трудозатрат
2.Автоматизировать полный цикл учёта материалов — от заявки до списания на объект, включая работу с давальческими материалами
3.Перевести учёт трудозатрат и распределение ФОТ по объектам в электронный вид, исключив ручные пересчёты
4. Сократить сроки подготовки управленческой отчётности, обеспечить прозрачный план-фактный анализ по объектам
5. Обеспечить руководителей объектов инструментами для оперативного контроля затрат
6. Организовать единую базу материалов, контрагентов и объектов для всех подразделений компании
7. Минимизировать ручные операции, исключить дублирование данных и работу в электронных таблицах

На момент старта проект был сфокусирован на автоматизации учёта материалов и внедрении управленческой зарплаты.

На первом этапе проводилось обследование и моделирование целевых процессов: описывались сценарии движения материалов, порядок формирования и согласования заявок, а также механизмы учёта давальческих материалов. Параллельно прорабатывались требования к управленческой зарплате: как собирать данные о фактическом времени работы сотрудников, как распределять ФОТ по объектам, какие отчёты необходимы руководителям.

В ходе проектирования было решено максимально использовать стандартный функционал систем «1С:Бухгалтерия КОРП» и «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», а дорабатывать только критически важные участки — алгоритмы согласования заявок, отчёты по давальческим материалам, печатные формы (М-15, М-29 и др.) и специфические для компании формы табелей.

В рамках работ по внедрению подсистемы учёта материалов и закупок, регламентированного учёта подрядчика, управленческой зарплаты и пообъектного учёта затрат «БИТ.Строительство» был обеспечен полный контроль движения материалов на всех этапах - от формирования сметы до списания на затраты, что смогло повысить прозрачность процессов. Внедрение единой информационной системы позволило вести пообъектный учёт затрат и распределять фонд оплаты труда на конкретные объекты строительства, что способствует улучшению финансового планирования и контроля.

Автоматизировано согласование и обработка заявок внутри «1С», что ускорило процессы до 40-50% в отделе и уменьшило вероятность ошибок за счёт минимизации повторных переделок.

Расчёт управленческой зарплаты также модернизирован. Внедрение системы «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» позволило автоматизировать расчёт управленческой зарплаты, включая расчёт и начисление премий, что сделало процессы более прозрачными и своевременными. Проведена интеграция данных СКУД для подготовки и сверки отработанного времени.

В контуре финансового учёта проводились работы по формированию план-факта ББДС и БДР, а также автоматизации казначейского процесса.
1. План-факт формирования БДДС: разработана система формирования бюджета движения денежных средств, что позволило более эффективно управлять денежными потоками и осуществлять контроль за их исполнением;
2. План-факт формирования БДР: реализован функционал формирования бюджета доходов и расходов как в сводном виде, так и по проектам, что обеспечило детализированный анализ финансовых показателей и помогло в планировании бюджетных ресурсов;
3. Автоматизация казначейского процесса повысила эффективность управления финансами, упростила операции и снизила вероятность ошибок при проведении расчётов.

Оперативное получение отчётности с сокращением сроков на 35–50% позволило оперативно принимать решения, минимизирующие финансовые риски.

Когда новая система была готова к вводу, началась промышленная эксплуатация по учёту материалов и бухгалтерскому учёту. Пользователи получили рабочие инструменты для ведения складского учёта, формирования лимитно-разделительных ведомостей, оформления заявок и списаний.

После ввода система перешла в режим активной поддержки. Команда проекта обрабатывала обратную связь пользователей и вносила улучшения в рамках задач второго приоритета – планирование использования строительной техники, пообъектный учёт затрат ГСМ, учёт заявок на строительную технику и перевозки, контроль приёмки работ от субподрядчиков, отчёты по заработной плате и исполнению договоров.

Помимо стандартного функционала в ходе проекта специалистами «Первого Бита» были реализованы наиболее значимые доработки для Заказчика:
1. Новые печатные формы: М-15, М-29, отчёты по давальческим материалам, специализированные формы табелей;
2.Автоматизация лимитно-разделительных ведомостей с возможностью замены материалов и контроля остатков по объекту;
3. Маршрутизация согласований заявок на МПЗ и оплату с учётом организационной структуры и полномочий;
4. Дополнительные отчёты для управленческой зарплаты — в разрезе объектов, подразделений и категорий работников; ­
5. Отчёты по движению материалов с детализацией по документам и объектам строительства;
6. Оптимизация работы с НСИ — единая база материалов и контрагентов, унифицированные наименования, исключение дублей;
7. Функционал контроля давальческих материалов с возможностью отслеживания их движения и использования;
8. Расширение аналитики план-факт для руководителей объектов, включая данные по лимитам и фактическим списаниям.

В результате проект завершился с полностью внедрённым и работающим функционалом первого приоритета, а также с рядом дополнительных улучшений, которые повысили удобство, прозрачность и скорость работы пользователей

1. Введена рабочая и регулярно обновляемая система на базе решений «1С», позволяющая вести оперативный и регламентированный учёт с учётом строительной специфики
2. Сокращён бумажный документооборот за счёт перевода ключевых процессов (заявки, лимитно-разделительные ведомости, табели) в электронный формат
3. Исключены ручные расчёты и корректировки при оформлении заявок, списаний и расчёте управленческой заработной платы с использованием утверждённых методик компании
4. Реализован контроль за движением материалов и использованием давальческих ресурсов, что позволило оперативно выявлять ошибки и предотвращать перерасход
5. Организован план-фактный анализ материальных затрат по каждому объекту и контроль выполнения лимитов
6. Формирование управленческой и регламентированной отчётности в требуемых разрезах с прозрачностью данных для руководства
7. Время подготовки расчётов по зарплате сокращено с 15 рабочих дней до 1,5–2 дней, все документы формируются автоматически
8.Оптимизация настроек и использование современной конфигурации уменьшили затраты на обновление системы и повысили производительность пользователей

Воронеж Центральный офис

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее
с помощью ИТ

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее с помощью ИТ